差し込み印刷で宛名ラベル［Excel住所録からWordで宛名印刷］

WordとExcelにはそれぞれに得意分野があり、住所録のようにデータを貯め込むのはExcelが得意です。
そして、貯め込んだデータをラベル印刷するのはWordの役目。
このページでは、Excelで作った住所録のデータを、Wordの差し込み印刷機能を使って、ラベルシールに印刷する方法をご紹介していきます。

さて、宛名ラベルへの差し込み印刷は、いったん操作手順のイメージがつくと非常に使い勝手のいい機能なのですが、初めての方には「いま何の操作をしてるんだろう？」と操作の意味を見失いがち。
そこで！オススメなのが、ケーキづくりに例えながら操作手順を覚えてしまうこと。
ケーキづくりがイメージできなければ、「水」と「製氷皿」と「氷」でもOK。
この図で操作の意味をイメージしながら進めていきましょう！

まずは型に流し込む「生地」、つまり宛名ラベルに差し込む住所録の作り方はExcel住所録の作り方【最新版】で特集しています。
そして、この「生地」にあたるExcelデータについて、

Wordでの差し込み印刷の設定中に「このデータを使ってくださいよ」といった指定をする場面があります。
そのときに「あれ？どうだったっけ？」とExcelの住所録を開くと、やれ読み取り専用がどうのとか、メッセージが出てきて、特に初心者の方にとっては不安にしかならないので、予め、Excel住所録を開いて、指定に必要なことを確認しておきましょう。

次に、ラベルシールに宛名として印字したいのは、住所録の見出しのうち、どの項目なのかを考えます。
一般的には、郵便番号・住所・氏名が必要な項目となりますが、住所録によって、「住所」の項目に全ての住所が入力されているものもあれば、「住所1」「住所2」と2つに分かれて入力されているものもあります。
また、「氏名」となっていたり、「姓」「名」と項目が分かれていたりもします。
どの項目が必要なのかを決め、忘れそうだったらメモります。
ちなみに、当サイトのExcel住所録の作り方【最新版】で作成した住所録なら、「郵便番号」「住所1」「住所2」「姓」「名」を使います。

お次は鉄板を用意して、先頭の型を作るイメージ。

［差し込み文書］タブにある、［差し込み印刷の開始］ボタンをクリック、［差し込み印刷ウィザード］をクリックします。

先ほどまで、まっさらだった文書を、ラベルにピッタリ合う枠が付いた文書に変更できたのですが、枠が見えない！という場合は、下記の操作をします。

見えなかった枠が見えるようになります。
ラベルの枠は、「透明な線」でできた表という構造なので、透明な線を目に見えるようにしたというわけです。
もちろん、このように線が見えた状態でも、透明な線であることに変わりありませんから、印刷しても、この枠の線は印刷されません。

すると、画面に表示されている各枠内のうち、先頭の枠以外に、<<Next Record>>と表示されます。
これは、「次のデータを順に差し込みます」という指令なので、絶対に消さないようにします。

住所録のどの項目をラベルに印字するのかを指定します。
指定は、必ず先頭の枠内で行います。

文字カーソルの位置に、<<郵便番号>>という表記が入りました！
これは、指定したExcel住所録にある、「郵便番号」という欄にあるデータを、1件ずつ差し込んでね、という指令です。

さて郵便番号の下の行には、住所が印字されるようにしたいのですが、ダイアログボックスが表示されたままだと、文字カーソルが動かせないんです。
なので、［閉じる］ボタンをクリックして、一旦ダイアログボックスを閉じます。

文字カーソルの位置に、<<住所1>>という表記が入りました！
これは、指定したExcel住所録にある、「住所1」という欄にあるデータを、1件ずつ差し込んでね、という指令です。

続いて、「住所1」の下に、「住所2」が印字されるようにしたいのですが、「住所1」の下には改行マークがありません。
改行して文字カーソルが置けるようにしたいのですが、先ほど同様、ダイアログボックスが表示されたままだと改行できないので、まずはダイアログボックスを閉じます。
更に、<<住所1>>の後ろに文字カーソルがあることを確認し、Enterキーを押すと、改行したので「住所1」の下に文字カーソルを置けました。
あとはここまでの繰り返し。
「住所2」を指定...など、ラベルに印刷したい項目を設定していきます。
上の図では「氏名」を設定していますが、「姓」「名」に分かれている場合の設定は下の図を参考にしてください。

住所録で人の名前が、「氏名」ではなく、「姓」「名」に分かれている場合は、上の図のような指定になります。
「姓」「名」の間にスペースを入れたい場合は、スペースだけ次の章で設定しますので、今は図のようにスペースを空けずに設定して、この解説を読み進めてください。

同じ要領で、姓名や氏名の後ろに「様」と印字されるように設定しましょう。
この時、姓名の「名」や「氏名」の後ろに「様」を付けたいからといって、「名」や「氏名」の後ろで右クリックしても［フィールドの編集］は表示されません。
あくまでも「名」や「氏名」に設定するので、<<名>>や、<<氏名>>となっている差し込みフィールドにしっかりマウスポインターを合わせて右クリックします。
表示されたダイアログボックスでチェックを付けるのは、「後に挿入する文字列」になります。
「様」だけを設定してもいいですし、「名」や「氏名」と、「様」の間にスペースを入れるのが好みの場合は、「後に挿入する文字列」にチェックを付けた後、スペースと「様」を入力すればOK。
半角スペースがお好みなら日本語入力OFFで、全角スペースがお好みなら日本語入力ONでスペースを入力すれば良いです。

お好みで、フォントサイズや、中央揃えを設定していきます。
これは完全に好みの世界なので、設定したくなければ、設定しなくて構いません。
今回は、住所をほんの少しだけ大きめの文字にしてみました。
そして、「姓」「名」や「氏名」、そして「様」は、住所よりも更に大きな文字で、そしてラベルの中央に配置されるようにし、なおかつ、段落前の間隔を設定して、住所の行と少し空くようにしてみました。
フォントサイズや中央揃えなど、見栄えを整える操作は、いつも通りの操作方法と同じです。

お次の操作イメージはこれ。
先頭の型ができたので、これを反映させて、1つの鉄板に同じ型が並ぶようにしましょう。

どの項目を、どんな風に印字したいのか、指定ができました！
でも、指定したのはあくまでも先頭の枠だけ。

［複数ラベルに反映］をクリックしたことで、2つ目以降の枠にも、指定を行き渡らせることができました！

そして！これがすごく大切！
1つ目の枠には無いけど、2つ目以降の枠にはある、<<Next Record>>は絶対に消してはいけません！
これがあるからこそ、住所録にある次のデータ、そのまた次のデータと、順番にラベルに印字することができるわけです。
もちろん、先頭の枠に<<Next Record>>がないのは、先頭だからですね。

今、作っているのは、ラベルの「型枠」です。
各ラベルのこの位置に、Excel住所録にある「郵便番号」を、この位置に「住所1」のデータを流し込めるようにと、型枠を作っています。
このイメージ、めっちゃ大切。

手順5/6では、今まで作ってきた「型枠」に、Excel住所録のデータを、1件1件流し込むと、こんな感じになりますよーという「たたき台」を画面で確認できます。

最終工程の操作イメージです。
型が完成したので、Excelデータという「生地」を型に流し込んで仕上げまで持って行きます。
ただし、いきなり全て流し込むのではなく、お試しから始めます。

もし、このようなメッセージが出た場合は、［はい］をクリックすると印刷が始まります。
このメッセージが出た方は、印刷後に、個々のラベルにデータが途切れて印刷されないか、特に上端・下端、左端・右端にあるラベルを中心に、これから下記でご紹介する「透かして見る」ときに、よく確認してください。
印刷したデータが個々のラベル内に収まれば、ラベルシールへの本番印刷でも［はい］をクリックして印刷してください。

画面下部のタスクバーに、Wordのマークが表示されているので、それにマウスポインタを合わせると、ウィンドウが2つ出ていることが分かります。
「型枠」のウィンドウと、データを流し込んで新たに作った「差し込み済みラベル」のウィンドウの違いが分かりづらいですが、「型枠」には「文書○（○は数字）」、「差し込み済みラベル」には「ラベル△（△は数字）」という、とりあえずの名前が付いています。

これから個別編集をしていくので、自分が操作しようとしているウィンドウのタイトルが、「差し込み済みラベル」を示す「ラベル△（△は数字）」という名前になっていることを確認します。

個別編集は、例えばラベルにすべてが入りきらずに、隠れてしまっているデータがあるのなら、すでに設定してある書式を一部解除したりして調整します。
逆に、宛名を見やすく調整すべく、改行を入れたりするのもありです。
データの件数が多ければ、複数ページになっているので、下にスクロールして、どんどん個別編集していきましょう。

画面に表示されているのは「型枠」のみ。
「型枠」には「文書○（○は数字）」という、とりあえずの名前が付いています。

「型枠」と、その型枠から生み出された「差し込み済みラベル」が画面に表示されています。
「型枠」には「文書○（○は数字）」、「差し込み済みラベル」には「ラベル△（△は数字）」という、とりあえずの名前が付いています。

「型枠」を保存しておけば、「型枠」を開くだけで、すでに「ラベルのこの位置に、Excel住所録からこのデータを流し込んでね」という指定が完成しているので、

［差し込み文書］タブの、

型枠から生み出された「差し込み済みラベル」は、データを流し込み終わった普通の書類なので、Excel住所録にデータが追加されたり変更があっても反映されません。
でも、個別編集したものはちゃんと保存されています。